仅查看
看完即止
Microsoft OneDrive 云端存储
文件存储概览
OneDrive下载:共享链接可设仅查看、可编辑与到期日
可编辑
改动回同一份
到期日
自动失效
密码
另发一条
对外只给仅查看,需要改的另开一份。
链接权限与文件夹成员权限是两套设置,别把两者混着用。
核心能力
能力构成
链接带权限,谁能看谁能改发出去时就定。
仅查看链接
生成链接时选仅查看，对方打开能看不能改，适合把方案发给外部的人过目。
可编辑链接
给同事用可编辑，改动直接落回同一份文件，不必收回再发一版。
到期日与密码
链接可以设到期日，也能加密码；到期后打不开，密码另走一条渠道告知更稳妥。
指定人员
只允许列出来的账号打开，比把链接发给谁都安全的做法更可控。
发出去还能改
权限、到期日与密码在共享设置里随时能调，不必重新上传文件。
保管库单独加锁
个人保管库里的文件要额外验证一次才能打开，分享前先想清楚给谁。
按需机制
占位与实体
链接权限与文件夹成员权限分开管理。
| 授权场景 | 链接怎么设 | 对方能做什么 |
|---|---|---|
| 给外部看方案 | 仅查看 | 看得到改不了 |
| 让同事接手改 | 可编辑 | 改动回同一份 |
| 限期交付 | 设到期日 | 过期自动失效 |
| 敏感内容 | 加密码 | 输码后打开 |
| 只给某几个人 | 指定人员 | 名单外打不开 |
| 事后收紧 | 改权限或取消 | 立即生效 |
版本与历史
链接的到期日到了自动失效,文件本身不受影响。
权限随时可调
共享设置里改完立即生效，不必重发文件。
到期自动失效
按日期设定，到时链接打不开。
密码独立告知
密码与链接分渠道发送，减少转发时一起外泄。
保管库额外验证
里面的文件要先验证一次才能打开。
按需文件、Office 同编、版本历史、共享链接与个人保管库共用一份云端目录，切换入口时不重建索引。文档与配置建议分开放：正文放数据盘，配置与模板放用户目录并纳入备份，重装系统时不会连坐。
适用场景
适合谁用
给外部的人看资料,仅查看加密码足够了。
只给对方看
仅查看链接,看完即止。
让同事改
可编辑链接,改动落回同一份。
限期交付
设到期日,过期自动失效。
敏感文件
加密码,密码另发。
这些用法彼此可以叠加，不必严格照搬，按自己的工作节奏取用即可。
权限与共享
成员与授权
个人保管库里的文件额外验证一次才能打开。
链接权限仅查看 / 可编辑
到期日可设
密码可设
指定人员支持
权限调整发后仍可改
取消分享支持
保管库额外验证
成员权限与链接分开
平台支持网页 / Windows / macOS
取用
按步骤使用
给谁看、能不能改,发链接时就定好
- 1
选中文件生成链接
在客户端或网页端选中文件，点共享生成链接。
- 2
先定权限
对外默认仅查看，需要改的才给可编辑。
- 3
按需加限制
敏感内容加密码，限期交付设到期日，只给几个人就指定人员。
- 4
事后复核
交付结束后回到共享设置，取消链接或收紧权限。
初次使用若要求确认保存目录或默认格式，先定下来，后面写稿算表都省事。
常见问题
问题汇总
若仍有疑问,先核对账号与同步目录设置,多数问题出在这两处。
OneDrive 能在哪些系统上用
Windows、macOS 与两个手机系统都有客户端,网页端也能直接浏览与编辑;按需文件这一层需要 Windows 或 macOS 客户端。
文件到底存在哪里
原件存在云端,本机保存的是占位或已取回的副本;占位只在本地留一条记录,不占实际空间。
共享链接和文件夹成员有什么区别
链接是给不知道账号的人用的,权限只有仅查看或可编辑;文件夹成员是按账号加入,能长期看到目录里的内容。
删掉的文件还能找回来吗
删除的文件进回收站,保留期内可以还原;清空回收站之后无法恢复,跨设备登录同一账号也能看到同一个回收站。
链接发出去之后还能收回吗
能,在共享设置里可以取消链接或改动权限;到期日到了链接自动失效,已经下载到对方本地的文件不受影响。
占位文件为什么打不开
断网时占位打不开,因为内容还在云端;出门前把要用的文件先取回本地,或直接设成始终保留。
几个人同时改一份表格会怎样
各自改不同的单元格或段落时改动互不影响,保存后是同一份文件;同一处同时改则保留最后一个保存的结果,历史版本里还能找到前一版。